Promovarea performanței și a creșterii eficienței entităților publice - Management prin obiective

Introducere

La baza acestor concepte trebuie să se stabilească, în primă fază, o ierarhie a obiectivelor ce trebuie îndeplinite, aceste obiective reprezentând baza pentru promovarea performanței, a creșterii eficienței și eficacității din cadrul entităților publice.

Performanța reprezintă un proces eficient prin care eforturile depuse de angajat se aliniază cu misiunea și obiectivele organizației respective. Când vine vorba de performanță, așteptările trebuie să fie clar definite, mai exact să ducă la un anumit rezultat care va genera acțiuni și comportamente, atât din partea angajaților, cât și din partea angajatorilor pentru succes la locul de muncă.

Performanța se realizează prin utilizarea de obiective, standarde, dimensiuni, prin dialogul permanent între subalterni și supraalterni (actualizări de stare, feedback, coaching), astfel devenind un factor motivator ce contribuie la atingerea succesului organizațional.

Eficiența presupune timpul necesar pentru îndeplinirea unei activități, astfel încât angajații și managerii eficienți vor duce la bun sfârșit sarcinle în cel mai scurt timp posibil cu resursele pe care le au la dispoziție, deseori folosindu-se de strategii de reducere a timpului.

Eficacitatea presupune calitatea rezultatelor acțiunilor îndeplinite, în prealabil, de către angajați și angajatori.

Importanța dată de Managementul prin Obiective este acela de stabilire a obiectivelor propriu-zise, continuă cu o fază de planificare, un proces de control pentru evitarea posibilelor erori, un sistem de revizuire realizat periodic și în ultimă fază, de o evaluare a performanțelor. Managementul prin obiective stabilește obiectivele organizaționale pentru fiecare manager și unitate, dar pentru a duce la performanță, eficiență și eficacitate, gradul ridicat de implicare al acestora trebuie să fie ridicat.

Conducere pe baza rezultatelor

Cu ajutorul acestui concept modern se stabilesc țintele clare, instrumentele de măsură, indicatorii de performanță și coordonarea programelor și a proiectelor.

Strategiile formulate de organizațiile din sectorul public trebuie să se afle în legătură directă cu rezultatele dorite și să se definească pe termen lung. Totodată, planurile strategice trebuie să reflecte performanța la care tinde organizația respectivă prin constituirea și uitilizarea de fonduri, în raport cu conceptele de economicitate, eficiență și eficacitate.

Riscurile apărute în atingerea obiectivelor propuse, la care se supune fiecare entitate, fie ea publică sau privată, sunt inevitabile, și, de aceea, ele trebuie împiedicate prin efectuarea unui control la fiecare nivel al organizației. Instrumentele de control reduc posibilitatea producerii riscului sau diminuarea impactului său, în cazul în care acesta a avut loc.

Acest tip de abordare răspunde la întrebări precum: „Care este nivelul de performanță la momentul actual?”; „Ce rezultate s-au obținut?”; „Obiectivele propuse au fost realizate?”.

În faza de elaborare a planului, se formulează o serie de observații cu privire la modul în care au fost respectate și îndeplinite sarcinile de lucru pe baza obiectivelor, reglementărilor și standardelor ce trebuie atinse. Se poate solicita ajutorul specialiștilor, în cazul în care această activitate este prea complexă, aceștia fiind în măsură să stabilească criterii relevante și obiective pentru a se putea ajunge la performanța dorită. Ținând cont de aceste criterii se examinează activitățile organizației și se formulează constatările, mai exact se identifică disfuncționalitățile, abaterile, deficiențele și unde se regăsesc acestea (departament, serviciu, birou etc.), pe baza cărora, mai apoi, se vor formula recomandările pentru îmbunătățirea activităților din segmentul respectiv și eliminarea erorilor.

Analiza obiectivelor de performanță trebuie să se bazeze pe fapte și nu pe presupuneri deoarece se analizează doar rezultatele la care s-a ajuns, nu abilitățile sau cunoștințele. Comentariile ulterioare trebuie să dovedească, prin opinii, prezența sau absența succeselor sau realizărilor și, de asemenea, să ofere explicații clare cu privire la modul în care obiectivele au fost sau nu atinse.