Instrumente pentru Asistarea Deciziei în Microsoft Excel

Procesorul de tabele Excel, alături de facilităţile cunoscute de calcul tabelar, de generare de grafice şi de exploatare a bazelor de date, posedă mai multe tehnici de prelucrare a datelor prin care informaţia poate fi agregată, centralizată, regrupată, simulată sau optimizată.

Aceste facilităţi sunt cunoscute sub numele de instrumente de sintetizare a informaţiei şi de asistare a deciziei şi regrupează: instrumente de sintetizare (tabelele de ipoteze, tabele pivot, subtotalizări, consolidări), instrumente de simulare şi optimizare (scenariile, tehnica valorii scop şi solver-ul) şi instrumente de previziune (funcţiile Trend şi Forecast, previziuni prin grafice).

1. PIVOT TABLE

Tabela pivot, ca instrument de asistare a deciziei reprezintă o facilitate prin care datele dintr-o foaie de calcul pot fi permutate pentru a se pune în evidenţă noi informaţii.

Tabela pivot permite crearea unui tablou de sinteză în care rubricile unui tabel sau unei baze de date pot fi permutate pe linie sau pe coloană, asupra datelor operându-se agregări şi calcule sub formă de totaluri, medii, min, max. etc.

Aceste operaţii sunt alese dintr-o listă de funcţii predefinite şi se pot opera calcule diferite asupra aceloraşi elemente supuse sintetizării.

Deci tabela pivot este un instrument care permite o foarte elastică asociere a unor câmpuri într-o manieră interactivă, fapt ce duce la regruparea datelor şi prezentarea acestora într-un mod sintetic.

Fig. 1. Baza de date pentru tabela pivot

Tabela pivot se creează selectând sursa datelor de sintetizat şi operând comanda Data - Pivot Table Report, după care un asistent Pivot Table Wizard îndrumă utilizatorul în 4 paşi :

1. În prima etapă Pivot Table Wizard -Step 1 of 4 (figura 1.1) se alege sursa de date pentru sintetizarea informaţiei:

- dintr-un tabel Excel sau o bază de date (Microsoft Excel List or Database);

- dintr-o bază de date externă (External Data Source);

- din câmpuri multiple consolidate (Multiple Consolidation Ranges);

- din altă tabelă pivot (Another Pivot Table).

Fig. 1.1. Tabela pivot, pasul 1

2. Într-o a doua etapă PivotTable Wizard - Step 2 of 4, fig.1.2, se validează tabela sursă pe baza căreia se va construi tabela pivot sau dacă sursa de date nu a fost selectată anterior, aceasta se poate selecta în această etapă prin completarea în rubrica Range.

Fig. 1.2. Tabela pivot, pasul 2

3. Într-o a treia etapă Pivot Table Wizard- Step 3 of 4 (fig. 1.3.) are loc selectarea datelor, prin care se precizează care rubrică(rubricii) va(vor) fi plasată(e) pe linie, şi care pe coloană. Plasarea rubricilor pe linie sau pe coloană se face prin glisarea rubricii respective într-o casetă de sintetizare, existând posibilitatea agregarii datelor prin plasarea mai multor rubrici (nivel descrescător de centralizare) pe linie sau pe coloană. În plus există şi posibilitatea declarării mai multor restricţii prin glisarea unuia sau mai multor elemente centralizatoare pe pagină (Page).

Caseta de dialog aferentă celei de a treia etapă, conţine o machetă-şablon unde vor fi glisate rubricile datelor de sintetizat astfel:

- ROW : poziţionează elementele câmpului (rubricii) pe linie;

- COLUMN: poziţionează elementele câmpului (rubricii) pe coloană;

- DATA : sintetizează elementele rubricii prin calcul, la nivelul întregii baze de date, la intersecţia valorilor rubricilor dispuse pe linie sau pe coloană;

- PAGE: regrupează elemente de centralizare ale bazei sau sursei de date pentru care informaţia este sintetizată pe linie, pe coloană, pe linie şi pe coloană.

În cazul de faţă, pentru rezolvarea sintetizării "Volumul vânzărilor de carte de informatică pe titluri şi pe ani", se va glisa rubrica "Denumire carte" pe linie (ROW) şi rubrica "Anul" pe coloană (COLUMN), iar rubrica "Valoarea vânzărilor" va fi glisată în centrul machetei (DATA) pentru totalizare.