Sistemul Informational al Întreprinderii Comerciale

Una din caracteristicile societatii moderne este vehicularea uneicantitati mari deinformatii de natura diferita. Expertii tind sa acreditezeideea ca, în prezent, ne aflam în stadiul unei societati informationale înplina dezvoltare. Nivelul de organizare sociala si gradul de agregare alinformatiei, conditioneaza exactitatea si viteza de reactie a subsistemelorsociale, precum si a componentelor lor organizationale la schimbarilerapide de stare ale societatii. Ca urmare, preocuparile pentru optimizareacontinua a comunicariiconstituie un obiectiv principal al proceselor deconducere macro si microeconomica.

O organizatie, privita ca un sistem dinamic si complex, secaracterizeaza prin trei componente:

- un sistem conducator, care este orientat catre luareadeciziilor si repartitia resurselor necesare pentru îndeplinirea, la unnivel de performanta asteptat, a obiectivelor organizatiei;

- un sistem informational, care are ca principala atributiedirijarea fluxului de informatie, în conformitate cu nevoile procesuluide conducere; el se mai numeste si sistem informational pentru conducere ;

- un sistem de executie sau sistem condus, care estesubordonat primului sistem si îsi subsumeaza eforturile sale cerintelor sistemului conducator.

Conceptul de sistem informational

Componenta a unei organizatii, abordata ca un sistem cibernetic, conducerea poate fi definita ca un proces de ordonare a componentelor acesteia potrivit criteriului concordantei scop – actiune. În cadrul procesului, informatia joaca un rol de legatura între elementele umane si materiale ale sistemului, fara de care nu ar fi posibil nici un fel de actiune ordonata, subordonata scopului propus.

Corespunzator etapelor unui ciclu al conducerii1, se disting urmatoarele faze (în succesiune): culegerea informatiei de stare - analiza - elaborarea informatiei de comanda -actiunea. Aceasta pune în evidenta faptul ca esenta conducerii o constituie însusi procesul de transformare a informatiei de stare în informatie de comanda si transmiterea acesteia intre nivelul conducator si cel condus. Sub aspect conceptual, atributul informational se refera la tot ce înseamna informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informational determina nivelul

de performanta al acesteia. Sistemele informationale au existat, într-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, în calitatea sa de

proces de însusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o

componenta manageriala, aspectul informational al conducerii se exprima

prin acest sistem.

Aparitia si evolutia sistemelor informationale se reflecta prin

intermediul urmatoarelor momente semnificative atinse de procesele de

conducere, productive si informationale:

- aparitia nevoii de a conduce, care a constituit o premisa

esentiala a existentei sistemelor informationale; pe masura dezvoltarii

productiei materiale acestea au cunoscut noi dimensiuni iar succesele

numeroaselor personalitati conducatoare, din istoria societatii, s-au datorat

unor sisteme informationale bine concepute si organizate;

- aparitia primelor sisteme informationale, special organizate, în

primele decenii ale secolului XX;

- consolidarea sistemelor informationale, în a doua jumatate a

secolului nostru, ca urmare a dezvoltarii mijloacelor automatizate de

prelucrare a datelor.

În acest context, un sistem informational vizeaza atât aspectul

organizatoric al acestuia, cât si cel tehnic.

Realizarea unei informari complete si de calitate, precum si

valorificarea integrala a informatiei poate fi posibila doar în cadrul unui

sistem conceput ca un ansamblu integrat2, care cuprinde: proceduri,

metode si mijloace folosite atât pentru generarea si pastrarea datelor, cât si

pentru transformarea lor în informatii, inclusiv echipamente, asigurarea cu

programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice, datele

structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor.

Prin urmare, un sistem informational reprezinta un ansamblu

complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati

practice, concretizate în compartimente cu legaturi informationale, alcatuind

cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc

informatiile. Altfel spus, sistemul informational constituie un angrenaj care

procura informatiile, le transforma într-o forma susceptibila de a fi utilizate

de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile,

urmareste efectele aplicarii acestora, atât în timpul executiei, cât si dupa

terminarea actiunii lor.

În România, cercetarea si proiectarea sistemelor informationale a

înregistrat în ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, în prezent,

de încercarea conturarii unei conceptii proprii în acest domeniu. Cu toate

acestea, experienta practica în întreprinderile comerciale a aratat ca, de

multe ori, analizele s-au limitat la abordarea partiala a unui sistem

informational, precum descrierea suportilor de informatie, a documentelor

folosite sau procedeelor de prelucrare, facându-se abstractie de ideea de

sistem. Tinând seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de

abordare, este obligatoriu de semnalat faptul ca numai abordarea integrata

a sistemului informational conduce la ceea ce se defineste drept

management complex si complex în firmele comerciale românesti.