Soluții de Informatizare a Gestiunii Stocurilor

INTRODUCERE

Originile contabilităţii se pierd undeva la hotarul dintre istoria “cunoscută” şi partea încă neclară a istoriei societăţii omeneşti. Dacă încă din cele mai vechi timpuri oamenii au simţit necesitatea de a evidenţia, nu acelaşi lucru se poate spune despre necesitatea de a contabiliza în accepţiunea modernă a actului contabil. S-ar putea afirma că tehnica contabilă a evoluat odată cu necesităţile economice create de către dezvoltarea societăţii.

Contabilitatea s-a născut şi a evoluat ca urmare a unor necesităţi crescânde de informare. Acest fapt se poate constata numai de puţin timp de când, într- adevăr, se trece pe o scară tot mai largă la o anticipare a nevoilor de informare contabilă şi, deci, a tehnicilor şi instrumentelor contabile care trebuie dezvoltate în continuare. Pornind de la această necesitate, s-a schimbat modul de abordare a contabilităţii. Abia de curând se încearcă crearea ştiinţifică de noi tehnici contabile pornind de la necesităţi abstracte, necesităţi viitoare.

Ceea ce a determinat – în mod exclusiv până de curând – evoluţia istorică a contabilităţii a fost dezvoltarea economică a societăţii. Încercând să intuim ce este economia, putem să ne permitem şi o abordare istorică a evoluţiei contabilităţii.

Altfel spus, ştiinţa economică intervine când nevoile sunt nelimitate, dar resursele de a le satisface sunt limitate. Dacă resursele necesare satisfacerii nevoilor ar fi într-adevăr nelimitate, atunci o ştiinţă a alocării resurselor ar deveni inutilă din punct de vedere practic. Implicit, eventuala evidenţă contabilă a acestor resurse – sau nevoi – ar fi suficient să se facă într-o formă primară – prin enumerare şi numărare. Contabilitatea, care are ca obiect de studiu patrimoniul unei persoane fizice sau juridice, devine inutilă sau, în măsura în care resursele ar fi nelimitate, patrimoniul ar deveni şi el virtual nelimitat – contabilitatea nu ar mai putea face faţă şi s-ar prăbuşi sub propria-I greutate.

Contabilitatea nu a luat naştere şi mai ales nu a evoluat decât în condiţiile în care raritatea resurselor a impus o eficientizare tot mai mare a alocării acestora în vederea satisfacerii necesităţilor alternative ale oamenilor. În măsura în care unitatea monetară s-a impus în timp ca mijloc de schimb, contabilitatea nu a făcut decât să preia acest instrument de uniformizare şi evidenţă a averii şi a operaţiilor economice, din acel moment începând să se închege o tehnică, apoi o artă şi chiar o ştiinţă de sine stătătoare: contabilitatea.

Cunoaşterea în orice moment a unei situaţii clare privind stocurile ajută mult la buna desfăşurare a activităţii, ştiind în permanenţă ce este în magazie, ce mai trebuie aprovizionat, cât s-a consumat şi cât s-a vândut. Lucrarea de faţă are ca scop cercetarea şi analiza unui exemplu concret de sistem informaţional privind evidenţa stocurilor.

Un sistem de ajutor în decizie constă dintr-un ansamblu coerent de mijloace destinate factorilor de decizie în rezolvarea unei probleme de gestiune sau a unui întreg ansamblu de astfel de probleme.

Alegerea unui nou partener industrial, evaluarea diferitelor oportunităţi de diversificare sau de căutare a unui mai bun echilibru între reţelele de distribuitor constituie în aceeasi măsură situaţii decizionale în care disponibilitatea instrumentelor potrivite se poate dovedi eficientă si rentabilă. Riscurile asociate deciziilor de lansare a unor noi produse, de reînnoire a gamelor acestora sunt deosebit de importante. Astfel, numeroşi specialişti ai ştiintei gestiunii au sugerat folosirea de către întreprinderi a metodologiilor informatizate astfel încât ele să permită o mai buna discriminare si reducere a riscurilor. Un program care să înlesnească un diagnostic vizual al potenţialului economic al unui nou produs în faza de proiect sau a gestiunii stocurilor si care să poată fi utilizat pe parcursul etapelor de urmărire a dezvoltării si lansării unui produs are ca obiective:

- difuzarea în viitor a produsului atât la nivelul penetrării lui, cât si la nivelul recumpărării;

- evoluţia dinamică a costurilor în funcţie de experienţa acumulată de întreprindere (curba de experienţă);

- simularea impactului pe care îl poate avea o schimbare în condiţiile de referinţă ale pietei si/sau ale strategiei urmarite cu privire la rentabilitatea şi performanţele viitoare;

- necesitatea unei analize anterioare privind puterea economica a unui nou produs, înainte de lansare, majoritatea factorilor de decizie dorind să dispună, in egală masură, şi de un sistem de control al performanţei după comercializare;

- un sistem pur descriptiv al reacţiei pieţei nu este suficient, este esenţial ca instrumentul de analiză, anume, produsul soft, să includă variabile de control care să permită punerea la punct a unui plan de marketing şi de evaluare a eficienţei acestuia;

- utilizatorul trebuie să poată testa instrumentul respectiv pe baza datelor existente

- ajută la adoptarea diferitelor metode de marketing prin care se realizează o previziune a celei mai probabile plaje de difuzare a unui produs şi o previziune a performanţelor economice ale produsului ; diferitele elemente ale mix-marketingului fiind utilizate ca variabile de control. Definiţia termenului de "recumpărare" îl reprezintă procentrajul de cumpărători care cumpără produsul cu prima ocazie după incercare.

- se poate studia, în cazul producţiei, incidenţa volumului vânzărilor asupra repartiţiei cheltuielilor fixe şi evoluţia costului variabil al valorii adăugate, care este parte a costului variabil controlat de întreprindere, depinzând eventual de experienţă,

- un program de gestiune a stocurilor poate rezolva rapid şi multe alte probleme de management, cum ar fi:

1.optimizarea ofertei unei întreprinderi, oferta definită în termeni de produse şi servicii asociate,

2.când, cum şi cât este necesar în aprovizionarea unui stoc de marfă sau materii prime astfel incât să nu existe intrerupere de stoc, dar nici suprastoc ceea ce echivalează cu o stocare a banilor,

3.controlul dinamic al eficienţei strategiilor şi politicilor puse în aplicare,

4.optimizarea deciziilor de investiţie, dezinvestiţie şi redistribuire a resurselor,

5.simularea comportamentului principalilor actori ai pietei şi agenţi economici: consumatori, întreprinderi, institutii publice, un produs soft al gestiunii stocurilor trebuie să cuprindă tot timpul cele mai noi rezultate ale cercetarilor de management.

În contextul informaţional existent intr-o întreprindere, una din sarcinile principale ale managementului a devenit caştigarea, conservarea, adoptarea, impărtăşirea şi punerea în valoare a cunoştinţelor realizate de către decidenţi, urmărind reacţiile întreprinderilor lor, ale concurenţei si ale pieţei.

Autonomia, responsabilitatea, divizarea sarcinilor intelectuale ale gestiunii şi experienţa acumulată prin utilizarea metodelor validate in management sunt principalele caracteristici ale evoluţiei informatizării. Creşterea de productivitate la care vor conduce analizele cu ajutorul tehnicii de calcul si a unui soft bine pus la punct si impactul pe care-l vor avea asupra impărţirii timpului de lucru/timp liber pentru cadrele şi conducatorul întreprinderii, pot contribui la modificări în modul de organizare, de lucru şi remunerare. Utilizarea sistemelor de informare dispuse în reţea, bazată pe o ierarhie de calculatoare, împărţind un ansamblu de resurse, contribuie la accelerarea fenomenului.

Capitolul I.

CONTABILITATEA ŞI GESTIUNEA STOCURILOR

1.1. NOŢIUNI GENERALE PRIVIND GESTIUNEA STOCURILOR

Baza tehnică a producţiei, circulaţiei mărfurilor şi prestărilor de servicii este asigurată de capitalul aflat la dispoziţia agenţilor economici şi care din punct de vedere al provenienţei lui constituie pasivul patrimonial, fiind investit sub diferite forme concret funcţionale ce alcătuiesc activul patrimonial.

Activele patrimoniale sunt structurate funcţie de durata de imobilizare sau viteza lor de rotaţie în:

1. active imobilizate

2. active mobilizate

Aceste active patrimoniale sunt analizate la nivelul întreprinderii ca fiind stocuri. Din punct de vedere al rolului economic, al modului de intrare în patrimoniu, al surselor de finanţare, al destinaţiei si a altor criterii, activele circulante pot fi clasificate în două categorii chiar dacă au o structură eterogenă:

1. stocuri

2. producţia în curs de execuţie (neterminată).

Stocurile şi producţia neterminată reprezintă ansamblul bunurilor si serviciilor din cadrul unităţii ce sunt destinate vânzării în aceeaşi stare sau după prelucrare în procesul de fabricaţie sau consumării de la prima lor utilizare.

Caracteristica lor principală o reprezintă viteza mare de rotaţie, servind activitatea economică a întreprinderii pe o perioadă mai mică de 1 an. Organizarea corespunzătoare a gestiunii stocurilor impune respectarea anumitor restricţii:

- identificarea strictă a naturii bunului,

- clasificarea bunurilor după destinaţie,

- înregistrarea intrării în stoc în momentul transferului proprietăţii,

- permanenţa şi exactitatea evaluării intrărilor, ieşirilor şi stocului