La Redaction Administrative - Le Style et le Langage Administratif

L’administration représente la puissance publique, c’est l’ensemble des organes chargés d’assurer le bon fonctionnement d’un État, d’une collectivité territoriale ou d’un service public. Si au XIXème siècle, elle fonctionnait sans prendre en compte les besoins de la population, et sans réparer les dommages qu’elle causait, en imposant sa souveraineté, au XXème siècle, l’idée d’administration a beaucoup évolué. Son rôle est maintenant celui de satisfaire l’intérêt général. Pour atteindre une plus grande efficacité, et pour transmettre des messages au nom de l’intérêt général, dans l’administration, la communication est écrite.

Ce qu’il y a de caractéristique pour l’administration, c’est qu’elle bénéficie d’un style et d’une langue spécifiques qui découlent de son rôle. Dans son activité, l’administration produit un grand nombre d’écrits administratifs comme : des rapports, des notes, des lettres, des procès-verbaux, des instructions , des circulaires qui sont censés d’assurer la communication avec d’autre Etats, avec les autres administrations, avec le public ou pour transmettre une information au sain d’une même structure. Chacun de ces écrits a ses propres caractéristiques, mais ils sont tous soumis à des règles communes.

La Puissance publique affirme à travers ses écrits son autorité, sa responsabilité envers les citoyens et son engagement à les respecter. C’est pourquoi les écrits administratifs sont soumis à certaines normes du point de vue de la présentation, du contenu du message, qui doit avoir une certaine forme et du style de rédaction. De plus, ils doivent être rédigés dans un français correct adapté au public adressé.

Tous les documents administratifs doivent suivre un plan logique qui permet au rédacteur de démontrer et d’argumenter et qui fonctionne comme un guide pour le lecteur en lui facilitant la compréhension. C’est pourquoi un texte doit être construit en chapitres, paragraphes, alinéas et phrases. Quant aux phrases elles devraient être simples, construites à l’aide d’un sujet, d’un verbe et d’un ou plusieurs compléments, pour que le lecteur puisse les comprendre, mais cela n’arrive pas toujours, car généralement, la rédaction administrative consiste à rédiger des phrases longues et lourdes.

En ce qui concerne le style administratif il est régi par trois principes importants : la notion d’intérêt général dont l’administration est investie, la responsabilité de l’Etat que son activité engage et les principes hiérarchiques selon lesquels elle fonctionne, qui se traduisent dans le vocabulaire utilisé, dans le contenu du message et dans l’usage de certaines formules.

La notion d’intérêt général c’est l’activité principale de l’administration. Elle se réalise à travers des services publiques qui ont le droit de prendre des décisions exécutoires afin d’assurer la continuité du service publique, d’adapter le service public aux besoins du public, d’assurer l’égalité des citoyens devant le service public et de respecter l’obligation de neutralité. Toutes ces obligations se reflètent dans le style administratif qui doit être neutre, impersonnel et doit utiliser des formules types « passe-partout » :

Ex : « il serait opportun de »

« il y aurait lieu de »

« il convient de se présenter aux guichets entre 8 et 12 heures »

Le principe de responsabilité de l’Etat est fondé sur l’obligation de réparer les dommages causés aux citoyens par les personnes publiques ou par leurs agents. Dans les écrits administratifs, la responsabilité de l’Etat se manifeste à travers la forme, la signature et l’obligation de réserve et de discrétion professionnelle. La forme doit être sobre, neutre et responsable. Généralement on emploie la I-ère personne du singulier, « je », qui exprime l’engagement de la puissance publique, ou les formes impersonnelles. La I-ère personne du pluriel n’est jamais employée dans les textes administratifs. La validité des documents administratifs repose sur la signature qui doit comporter trois mentions : la fonction du signataire, le paragraphe manuscrit et le nom du signataire. En ce qui concerne le contenu, un texte administratif doit expliquer les décisions de l’administration, parfois les reformuler, pour les rendre plus accessibles, convaincre de leur caractère obligatoire plutôt que de contraindre et concilier en cas de conflit.