Sistem informatic pentru managementul documentelor

Documentele dețin o putere incredibilă in mediile de activitate guvernamentală. Acestea trec printr-o evoluție majoră care modifică activitățile guvernamentale și le va reorganiza in diferite entități. Din acest motiv ,controlul si distribuirea documentelor importante in manieră sistematică au devenit din ce in ce mai insemnate și, in mod asemănător ,necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.

1.MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Un document este definit ca un pachet de date structurate in scopuri informaționale. Documentele au devinit indispensabile,indiferent dacă vorbim de un document pe suport de hârtie sau componente digitale. Documentul care este o colecție de indicatori și reguli poate angaja simultan un număr de diferite componente informatice și acțiuni. Acesta a devenit o resura dinamica ce poate fi orientat pro-activ către organizație ,aducând integritate procedurală și informatică unei afaceri.

Managementul documentelor reprezinta o tehnologie și o disciplină care a sporit tradițional capacitatea unui sistem de fișiere computerizate,care permite ultilizatorilor să caracterizeze documentele stocate in fișiere,să stocheze,să retraga și să utilizeze aceste documente mai ușor și mai puternic decât in metoda sistemului de fișier.

Astăzi, managementul documentelor include funcționalități valoroase suplimentare, cum ar fi:

- Urmărirea versiunilor, pentru a vedea modul în care un document evoluează în timp.

- Distribuirea documentului, pentru a verifica modul în care un document este utilizat și reutilizat în diferite procese de afaceri.

- Revizuirea electronică pentru a permite utilizatorilor să adauge comentarii la document fără modificarea efectivă a documentului.

- Securitatea documentului pentru a rafina comenzile de acces al diferitelor documente pentru diferiți utilizatori.

- Management publicare pentru a controla livrarea documentelor către diferite aplicații de publicare.

- Integrarea fluxului de activitate pentru a asocia ciclul de viață al unui document cu oameni, proiecte și programe.

2.NECESITATEA UNUI MANAGEMENT DOCUMENT

Datorită faptului că importanța documentelor crește,devenind tot mai intensă și administrarea acestora devine o activitate esențială,la nivel de organizație. Documentele neplanificate si neadministrate pot afecta comunicarea,pot goli resursele organizaționale,pot afecta creșterea organizațională chiar pâna in punctul in care organizația nu mai poate înainta. Așadar ,managementul corespunzător al documentelor poate să ajute o instituție să atingă niveluri făra precedent în ceea ce privește controlul,inspecția si avantajul compeetitiv.

Managementul documentelor poate să efectueze următoarele

- Creșterea productivității. Prin intermediul unui web browser și al unui acces client / server, informațiile esențiale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu în cadrul întregii organizații.

- Reducerea costurilor globale. Utilizând capacitatea de stocare electronică a datelor și cele de arhivare cuprinzătoare, costurile asociate cu chestiuni globale și legale legate de păstrarea documentelor pe format de hârtie sunt eliminate.

- Acces uniform informații. Indiferent de forma în care este arhivat documentul, informațiile esențiale pentru organizație sunt accesibile organizațiilor afiliate prin Internet și aplicații de tip portal.

- Administrarea tuturor informațiilor. Toate tipurile de fișiere în grupuri logice și indexuri sunt combinate și deci capturate în cadrul unui repertoriu electronic central.

- Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe, reducând erorile și economisind timp.

- Acces rapid la informații. Bazele de date vaste sunt legate între ele prin etichetare automată, astfel încât utilizatorii pot localiza informațiile în doar câteva secunde.

- Vizualizarea clară a informațiilor. Documentele sunt clarificate și scanate, astfel încât nu există întrebări cu privire la precizia datelor.

- Management riscuri. Regulile de reținere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului, astfel încât riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de reținere automată a documentelor legale.

3. SISTEMUL DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

Agențiile guvernamentale se confruntă zilnic cu numeroase documente, iar aceste documente au devenit resursele primare de informații ale oricărei agenții. Modul în care aceste documente sunt administrate eficient și accesibilitatea acestora în vederea retragerii au devenit o provocare majoră deoarece acestea țintesc să facă agenția să funcționeze și să opereze bine.