Deficiențe în structura organizatorică

Introducere:

Structura unei organizatii este considerată cadrul sau scheletul acesteia.

Structura organizatorică reprezintă „ansamblul persoanelor si subdiviziunilor astfel constituite încât să asigure realizarea obiectivelor previzionate". (O. Nicolescu)

Din perspectivă managerială scopurile structurii sunt:

- clarifică compartimentele si sarcinile posturilor, precum si responsabilii acestora;

- clarifică ierarhia organizatională;

- clarifică canalele de comunicare;

- permite managerilor să aloce resurse pentru obiectivele definite prin plan.

Structura unei organizatii prezintă trei caracteristici principale:

- specializarea - arată gradul de divizare si omogenitate a muncii în compartimente;

- coordonarea - se referă la modul de asigurare a cooperării între compartimente si indivizi;

- formalizarea - marchează gradul de precizie în definirea functiilor si relatiilor.

O structură organizatională optimă trebuie să îndeplinească următoarele conditii:

a) să reflecte obiectivele si planul de actiune;

b) să oglindească autoritatea în măsură să administreze întreprinderea;

c) să evidentieze cadrul de desfăsurare al activitătilor;

d) să fie alcătuită din persoane foarte bine pregătite.

Principalele componente ale structurii organizatorice, care se regăsesc în orice organizatie indiferent dacă are sau nu caracter industrial, sunt: postul, functia, ponderea ierarhică (aria de control), compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice.

Structura organizatorica este definita ca ansamblul persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice si al relatiilor dintre acestea astfel constituite încât sa asigure premisele organizatorice adecvate realizarii obiectivelor prestabilite. Structura organizatorica poate fi considerata drept scheletul firmei si cuprinde doua parti:

- de conducere sau functionala;

- structura de productie sau operationala.

În cadrul acestor parti se regasesc componentele primare si anume postul, functia, compartimentul, relatiile organizatorice, ponderea ierarhica, nivelul ierarhic.

Postul este alcatuit din ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor desemnate pe anumite perioade de timp fiecarui component al firmei. Obiectivele postului se regasesc in sistemul piramidal al obiectivelor firmei. O alta componenta a postului este autoritatea formala sau competenta organizationala ce poate fi ierarhica atunci când actioneaza asupra persoanelor si functionala când se exercita asupra unor activitati.

În afara autoritatii formale, titularii postului detin si autoritate profesionala exprimata de nivelul de pregatire si experienta de care dispune o persoana.

Functia constituie factorul care generalizeaza posturi asemanatoare din punct de vedere al ariei de cuprindere, a autoritatii si responsabilitatii.

Functiile pot fi grupate țn:

- functii de conducere

- functii de executie.

Compartimentele sunt rezultatul agregarii unor posturi si functii cu continut similar si/sau complementar reunind persoane care desfasoara activitati relativ omogene si solicita cunostinte specializate dintr-un anumit domeniu, sunt amplasate într-un anumit spatiu si subordonate nemijlocit unei singure persoane.

Compartimentele pot fi:

- operationale

- functionale.

Relatiile organizatorice sunt alcatuite din ansamblul legaturilor dintre componentele structurii stabilite prin reglementari oficiale. Relatiile organizatorice pot fi:

- de autoritate

- cooperare

- de control

- de reprezentare.

Nivelurile ierarhice sunt alcatuite din ansamblul subdiviziunilor organizatorice plasate pe linii orizontale la aceeasi distanta fata de managementul de vârf al firmei.

Numarul de niveluri ierarhice este influentat de dimensionarea firmei, diversitatea activitatilor, complexitatea productiei dar si de competenta managerilor.

Ponderea ierarhica reprezinta numarul persoanelor conduse nemijlocit de un cadru de conducere si înregistreaza valori diferite. Astfel, pe verticala structurii organizatorice creste catre nivelurile inferioare, iar pe orizontala structurii organizatorice se amplifica pe masura trecerii de la compartimente cu activitate tehnico-economica spre compartimente cu activitate operationala.

Structura organizatorica prin modul de combinare a resurselor umane, materiale si financiare conditioneaza eficienta desfasurarii activitatii necesare realizarii obiectivelor, precum si calitatea si operativitatea sistemului decizional si configuratia sistemului informational.

Sistemul organizational trebuie sa realizeze obiectivele stabilite în conditiile minimizarii costului economic si social, contribuind astfel la armonizarea intereselor individuale si de grup.

Functionalitatea structurii organizatorice este conditionata atât de factori endogeni cât si exogeni firmei, analiza acestora constituind o rezerva nelimitata în cresterea eficientei managementului firmei.