Managementul Timpului

CAPITOLUL I

Motto :

„ Odată trăit timpul e pierdut definitiv;

de aceea trebuie să învăţăm să

îl folosim cu înţelepciune.”

(Dr. Denis Waitley)

ARGUMENT

Timpul, argument şi scuză în egală măsură, ne ajută sau ne pune piedici în atingerea obiectivelor proprii. Suferind multiple mutaţii, percepţia timpului a depins întotdeauna de numărul şi complexitatea activităţilor zilnice, de ritmul de desfăşurare a acestora, de cerinţele supravieţuirii într-un mediu concurenţial acerb.

În decursul istoriei, percepţia noastră privind timpul a cunoscut modificări semnificative. Şi aceasta pentru că, între altele, s-a modificat durata de viaţă, s-a prelungit perioada de muncă, s-au accelerat ritmurile şi a apărut concurenţa dintre salariaţi. Este tot mai evident faptul că, într-o organizaţie, timpul a devenit o resursă ce trebuie optimizată, raţionalizată şi controlată.

Mai nou, în prezent, salariatul occidental caută o formulă magică pentru a-şi împărţi timpul între muncă, familie şi propriile sale aspiraţii. Cum poate fi echilibrat timpul alocat pentru satisfacerea acestor trei opţiuni? Nu există un răspuns general valabil pentru această întrebare; totul depinde de normele culturale, sociale, economice şi legale din ţara în care trăim.

CAPITOLUL II

INTRODUCERE ÎN MANAGEMENTUL TIMPULUI

1. Definirea noţiunii de management al timpului

Definirea noţiunii de timp ridică numeroase probleme generate de percepţia diferită pe care o au cei din jurul nostru cu privire la acest subiect.

Ne vom opri, totuşi, la o definiţie de dicţionar şi reţinem că timpul este o durată limitată considerată în raport cu utilizarea care i se dă.

Dintotdeauna, omul s-a străduit să găsească modalităţi de măsurare a timpului. Managementul timpului impune şi el acest lucru.

Măsurarea timpului nu se face însă, decât pe baza rezultatului fiecărei activităţi realizate într-un interval de timp dinainte stabilit. Altfel spus, nu gestionăm timpul în sine, ci activităţile desfăşurate într-o anumită perioadă.

Managementul timpului se bazează pe trei piloni: planificarea, organizarea şi controlul timpului. Noţiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul să fie utilizat în mod raţional şi productiv, în conformitate cu ritmul personal şi cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura îndeplinirea unor activităţi precise într-un interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, să se aloce secvenţe de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfăşurată (planificarea), să se facă toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) şi să se evalueze, în mod regulat, rezultatele obţinute (controlul).

Managementul timpului porneşte de la un aspect paradoxal: deşi, în mod real, dispunem astăzi de mult mai mult timp decât altădată, avem sentimentul că el nu ne ajunge.

În realitate orice individ dispune de 168 ore pe săptămână pe care le repartizează, aproximativ, în felul următor:

• 40 ore pentru activităţi profesionale;

• 56 ore pentru somn şi,

• 72 ore pentru diverse activităţi personale.

Cele 40 de ore destinate activităţilor profesionale sunt influenţate indirect de celelalte două destinaţii:

-Dacă individul nu-şi acoperă nevoile de somn, nu poate obţine performanţa maximă în munca sa. Vorbim aici, nu întâmplător, despre eficacitatea utilizării timpului personal şi despre productivitate maximă: este evident că, fără productivitate, organizaţia nu poate fi concurenţială şi, în final, nu poate supravieţui.

-Dacă salariatul munceşte mult, fără însă a-şi gestiona „ştiinţific” activităţile, există riscul oboselii, al reducerii productivităţii, al demotivării, al stresului, al uzurii fizice şi mentale.

Există un număr tot mai mare de salariaţi care suferă de depresie sau de epuizare profesională şi pentru care se pune, în mod acut, problema evitării situaţiilor dificile. Ori, o mai bună gestionare a timpului este poate un început de soluţionare a problemelor salariaţilor, care nu ar avea decât de câştigat dacă şi-ar utiliza mai bine timpul.

Atunci când gestionăm propriul nostru timp sau atunci când ne ocupăm de timpul altora trebuie să luăm în seamă câteva legi generale:

-cu cât o activitate este mai fracţionată, cu atât ea pare că durează mai mult. Totul depinde de gradul de repetare a activităţii şi de motivarea celui care o efectuează. Astfel, este foarte probabil ca lucrătorul de la linia de montaj să aprecieze ca fiind mult mai lung timpul său de lucru comparativ cu un artizan care execută în paralel, un obiect;

-cu cât o activitate este mai interesantă cu atât ea pare mai scurtă şi invers. Interesul sau motivarea pentru executarea unei activităţi ne fac să ignorăm restricţiile de timp;

-timpul pare, totdeauna, mai lung atunci când aşteptăm. Înaintea unui examen sau a unui eveniment, atunci când aşteptăm un răspuns sau stăm la uşa stomatologului, timpul de aşteptare este imposibil şi avem sentimentul unei pierderi nejustificate.

2. Mituri individuale privind timpul

De-a lungul vieţii sale, orice individ cultivă anumite mituri privind timpul şi le utilizează ori de câte ori este necesar. Cele mai multe astfel de mituri privesc timpul de muncă:

-Pierderea de timp este cauzată de alţii.

Multe persoane justifică proasta utilizare a timpului lor acuzându-i pe ceilalţi că le irosesc timpul cu vizite neaşteptate, apeluri telefonice, convocări la reuniuni organizate necorespunzător, etc.

-Cu cât lucrăm mai mult cu atât ne îndeplinim mai complet sarcinile.

Există persoane care lucrează 16-17 ore/zi şi şapte zile pe săptămână fără ca, în mod obligatoriu, să-şi îndeplinească sarcinile considerate de el şi de ceilalţi, ca fiind interesante şi satisfăcătoare.

-Când avem foarte mult de muncă suntem indispensabili.

Apreciind că sunt mult mai siguri de munca lor decât de a celorlalţi, multe persoane acumulează sarcini suplimentare. Ele nu încearcă nici să planifice, nici să organizeze, nici să delege, nici să formeze alte persoane pentru efectuarea unor activităţi, ceea ce conduce, în mod inevitabil, la imposibilitatea de a desfăşura activitatea în mod corespunzător.

-Contează numai rapiditatea.

Atunci când urmărim doar cantitatea obţinută într-o perioadă dată, riscăm să neglijăm calitatea. Acţiunile desfăşurate într-un interval de timp dat trebuie să vizeze eficacitatea globală, calitatea produselor executate, oricare ar fi rapiditatea de execuţie. Nu trebuie ignorat faptul că adoptarea rapidă a unor decizii, fără o reflecţie corespunzătoare poate conduce la cheltuielile de muncă şi financiare nejustificate