Sisteme informaționale manageriale

I. Identificarea beneficiarului proiectului

1.1. Misiunea obiectivele şi strategia informaţională a firmei

Misiunea sistemului informaţional are în vedere asigurarea de informaţii pertinente tuturor celor care le solicită în vederea optimizării procesului decizional şi întăririi relaţiilor cu furnizorii, clienţii şi celelalte organisme publice şi private, ce intra in contact cu firma. Pentru a putea lua o decizie cât mai justă, este necesar să se procure un volum de informaţii care să satisfacă situaţia decizională. Volumul informaţiilor necesar este determinat atât de natura şi importanţa deciziei, cât şi de continuitatea procesului decizional.

Obiectivele sistemului informaţional

Firma “Kenvelo” a avut şi va avea întotdeauna grijă ca articolele sale de îmbrăcăminte şi încălţăminte să ofere clientului satisfacţie astfel încât acesta să fie atras de serviciile oferite de magazin şi să fie motivat pentru a dori să revină.

Obiectivele sistemului informaţional sunt următoarele:

- Informarea managerilor cu privire la activităţile şi procesele economice din întreprindere, precum şi la interacţinea acesteia cu mediul extern;

- Accesul oportun la informaţii (multe din informaţiile furnizate de MIS pot fi obţinute şi prin metode tradiţionale care necesită eforturi mari de resurse şi timp pentru a corespunde cerinţelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu întarziere, dar aceste limite sunt înlăturate de MIS);

- Asigurarea informaţiilor necesare în cel mai scurt timp posibil de la solicitarea lor;

- Sistemul informaţional să fie suficient de flexibil astfel încât să se adapteze schimbării cerinţelor provocate de conjunctura economică şi totodată să prezinte o securitate maximă;

- Cerinţele adresate sistemului informaţional să fie îndeplinite la un nivel calitativ care să permită surprinderea oportunităţilor şi înlăturarea ameninţărilor aduse firmei;

- Funcţionarea şi întreţinerea sistemului cu costuri cât mai mici şi asigurarea unor beneficii cât mai mari;

- Înlesnirea accesului clienţilor la informaţiile despre firmă, produsele oferite, calitatea şi preţul acestora, serviciile prestate şi alte informaţii care să creeze o imagine corectă asupra firmei noastre;

- Introducerea noilor tehnologii informaţionale pentru obţinerea avantajelor competitive.

Strategia informaţională a firmei

Strategia firmei “Kenvelo” este o continuă schimbare şi de aceea în fiecare zi în magazinele Kenvelo apare câte o idee nouă. Hainele şi accesoriile Kenvelo rămân la un nivel constant al preţului pe care şi-l poate permite orice persoană.

Se iau decizii pe termen scurt, mediu şi lung privind obiectivele şi strategiile magazinului. Aceste decizii sunt nestructurate şi se referă la nivelele de referinţă ale activităţii întreprinderii: previziunea vânzărilor, a bugetelor, planulului producţiei şi al resurselor umane. La nivelul conducerii superioare sunt stabilite obiectivele strategice cum ar fi îmbunătăţirea şi promovarea produselor, penetrarea pe noi pieţe, cât şi cele de ordin inferior care fac referire la atingerea unui target lunar, creşterea profitului, creşterea calităţii produselor, atragerea a câtor mai mulţi clienţi şi sunt analizate modalităţile de rezolvare şi de aplicare a strategiilor. În aceste condiţii, sistemul informaţional oferă următoarele categorii de informaţii:

• informaţii despre starea financiară curentă, prognozarea evoluţiei viitoare, în vederea angajării unităţii în investiţii de valori mari şi pe perioade lungi de timp;

• rentabilitatea desfacerii la intern faţă de export;

• informaţii despre vânzările de produse pe zone geografice.

La acest nivel, s-ar dori ca sistemul informaţional să pună la dispoziţie şi alte categorii de informaţii:

• informaţii despre produsele pe care concurenţa le are în fabricaţie sau intenţionează să le introducă în fabricaţie;

• informaţii privind noi surse interne sau externe de aprovizionare;

• informaţii legate de legislaţia privind activitatea de desfacere şi măsuri de stimulare şi susţinere a acesteia (subvenţii, împrumuturi);

1.2. Scurtă descriere a organizării firmei (structură organizatorică, metoda de conducere folosită, profilul, modul de organizare şi desfăşurare a activităţii etc.). Descrierea activităţii în cadrul compartimentului supus studiului

KENVELO este o companie internaţională cu cea mai mare întindere faţă de toate firmele de îmbrăcăminte sport din Europa Centrala.

Istoria ei a început în 1989. Unii dintre fondatorii firmei a venit la Praga în anul 1989 şi a înfiinţat o companie numită “Himi´s jeans”.

Kenvelo era atunci o firmă de blugi ce aparţinea acestei companii. Linia Kenvelo s-a dezvoltat şi a început să includă mai multe genuri de îmbrăcăminte sport ca tricouri, maieuri, etc.

În anul 1996 firma Himi’s jeans şi-a schimbat numele în “Kenvelo”, iar astăzi se numeşte “Kenvelo Anywhere”.

Kenvelo deţine 270 de magazine în 19 ţări ale lumii. Noua colecţie Kenvelo este lansată de două ori pe an şi reflectă ultimele tendinţe în modă a sezonului respectiv: colecţia de primavară - vară şi colecţia de toamnă - iarnă. Colecţia de bază a magazinelor Kenvelo este constant îmbogăţită de noi elemente. În prezent puteţi găsi orice articol de îmbrăcăminte sport accesibil atât tinerilor cât şi celor mai în vârstă.

În viitor plănuiesc să deschidă cât mai multe magazine pentru copii sub denumirea de “Kenvelo Kids” în care se poate găsi o gamă variată de accesorii cum ar fi: genţi, ceasuri, curele, bijuterii, etc. şi de asemenea articole de îmbrăcăminte şi încălţăminte pe gustul celor mai răsfăţaţi copii.

Structura organizatorică a firmei este de tip funcţiune – proces, fiind compusă din patru compartimente: comercial (ce cuprinde marketing şi vânzări), casierie, financiar-contabil şi magazie.

Fiecare din acest departament este în subordinea unui Director după cum urmează:

1. Director comercial

Postul: şef departament

a) Relaţii:

- subordonat Directorului General

-are în subordine personalul departamentului comercial

b) Atribuţii:

- prezintă oferte pentru desfacerea produselor;

- intocmeşte contracte economice de livrare şi contracte de comision;

- răspunde de executarea contractelor economice, de livrarea la termen către beneficiarul extern, cantitativ şi calitativ, asigură respectarea disciplinei contractuale;

- ţine evidenţa obligaţiilor contractuale, organizează evidenţa portofoliului de comenzi;

- propune acţiuni de cooperare şi forme de comercializare externă;

- urmăreşte introducerea în fabricaţie a comenzilor primite de la firme;

- asigură pregătirea loturilor pentru desfacere, ambalaje, marcări, obţinerea mijloacelor de transport şi expediere;

- participă la analize de eficienţă a vânzării, în colaborare cu compartimentul de finanţe – preţuri;

- participă la târguri, expoziţii, demonstraţii practice, cu produse din fabricaţie proprie;

- informează conducerea privind desfăşurarea activităţii de desfacere;

- coordonează, îndrumă şi controlează modul de desfăşurare a acţiunii de perfecţionare a sistemului informaţional din cadrul serviciului, asigurând condiţiile necesare îndeplinirii măsurilor stabilite de conducerea societăţii;

c) Responsabilităţi

Răspunde administrativ, material şi penal de respectarea întocmai a atribuţiilor de serviciu şi a prevederilor legale privind desfacerea mărfurilor.